La Secretaría de Educación y Cultura del Cauca considera muy importante realizar la mejora continua e innovación de los procesos del Sistema de Gestión de Calidad que impacta en los productos o servicios que presta la entidad en todos los ámbitos en beneficio del sector educativo y de la comunidad en general. La S.E. pretende tener una mayor organización, articulación y comunicación en los procesos administrativos internos que permita una gestión administrativa en todos los niveles de una manera más eficaz, eficiente y de “calidad” para el desarrollo educativo y el cumplimiento de la misión y visión de la S.E.

Una vez implantado el Proyecto de Modernización por el Ministerio de Educación Nacional (M.E.N.), la S.E. adopta y vela por la continuidad, mantenibilidad y sostenibilidad de los macro procesos del S.G.C., a través de acciones de mejora e innovación, no solamente de los procesos certificados por un ente certificador internacional, sino de los que transversalmente se ven afectados por los nuevos roles que se les asigna o por los cambios constantes que se presentan en el sector y son direccionados por el M.E.N. hacia las entidades territoriales. El Sistema de Gestión de Calidad de la S.E. tiene en cuenta la normatividad del sector educativo, los lineamientos internos o externos y la política nacional para garantizar el derecho constitucional a la educación.

En este contexto, la S.E. ha obtenido y logrado mantener la certificación de procesos a través de ICONTEC teniendo como principal objetivo el cumplimiento de su misión y visión, orientadas a la atención de la población o las comunidades étnicas como afrocolombiana, indígena y mayoritaria en los establecimientos educativos de los municipios no certificados del Departamento del Cauca.

En este sentido es importante indicar la Ley 872 del 30 de diciembre de 2003, la cual establece en el “Artículo 1º. Creación del sistema de gestión de la calidad. Créase el Sistema de Gestión de la calidad de las entidades del Estado, como una herramienta de gestión sistemática y transparente que permita dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, la cual estará enmarcada en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades. El sistema de gestión de la calidad adoptará en cada entidad un enfoque basado en los procesos que se surten al interior de ella y en las expectativas de los usuarios, destinatarios y beneficiarios de sus funciones asignadas por el ordenamiento jurídico vigente”.

Así mismo, el S.G.C. de la S.E. aplica normas como NTC ISO 9001:2015 – Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos (actualmente el SGC de la S.E. se encuentra en un estado de transición de la versión NTC ISO 9001:2008 a la NTC ISO 9001:2015), NTC ISO 19011:2012 – Directrices para la Auditoría de los Sistemas de Gestión y la NTC ISO 31000: 2011. Gestión del riesgo. Principios y Directrices. También tiene en cuenta la relación con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG) según Decreto 1499 de 2017 (es importante indicar que el sistema de gestión será compatible con los modelos de acreditación específicos establecidos para el sector de educación), además de la articulación y complementariedad con los Sistemas de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (Decreto 1655 de 2015 y demás normas reglamentarias vigentes aplicadas al sector educativo), Seguridad de la Información, Sistemas Nacional de Servicio al Ciudadano, entre otras normas.

La nueva la norma internacional NTC ISO 9001:2015, indica productos y servicios como diferencia con la anterior versión, y emplea el enfoque a procesos a través del ciclo Planificar, Hacer, Verificar y Actuar (P.H.V.A.) como también el pensamiento basado en riesgos.

Según la NTC ISO 9001:2015, el ciclo PHVA puede describirse brevemente, así:

• Planificar: establecer los objetivos del sistema, sus procesos, y los recursos necesarios para generar y proporcionar resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de la organización, e identificar y abordar los riesgos y oportunidades;
• Hacer: implementar lo planificado;
• Verificar: realizar el seguimiento y (cuando sea aplicable) la medición de los procesos y los productos y servicios resultantes respecto a las políticas, los objetivos, los requisitos y las actividades planificadas, e informar sobre los resultados;
• Actuar: tomar acciones para mejorar el desempeño, cuando sea necesario.

Tomando como base lo indicado por esta norma, el enfoque a procesos permite a la S.E. planificar los procesos y sus interacciones con su entorno, su ciclo P.H.V.A. permite que los procesos cuenten con los recursos y se gestionen adecuadamente aplicando oportunidades de mejora al sector educativo.

 También, el pensamiento permite a la S.E. determinar los factores que podrían causar que los procesos y el S.G.C. se desvíen de los resultados planificados, para poner en marcha controles preventivos para minimizar los efectos negativos y maximizar el uso de oportunidades a medida que surjan.

Es de gran importancia considerar los principios de la gestión de calidad indicados por la NTC ISO 9001:2015 como son: enfoque al cliente, liderazgo, compromiso de las personas, enfoque a procesos, mejora, toma de decisiones basadas en la evidencia y gestión de las relaciones; principios que facilitan y apoyan la eficiente y eficaz administración de los recursos y permiten aplicar la gestión administrativa de la mejor manera en beneficio del sector educativo.

Con respecto a la transición de la NTC ISO 9001:2008 a lo indicado por la NTC ISO 9001:2015, el presente documento determina o posibilita una descripción general del Sistema de Gestión de Calidad de la S.E. con base a la nueva NTC ISO; la cual establece cambios significativos respecto a la versión anterior y algunos de estos se citan a continuación:

• Adopta la estructura de alto nivel, permite una mayor integración con los demás estándares ISO.
• Sustituye producto por productos y servicios.
• Contexto de la organización.
• Enfoque en procesos y pensamiento basado en riesgos y elimina el concepto de acciones preventivas.
• A nivel de liderazgo fortalece el compromiso con la calidad a través de un fuerte liderazgo y elimina el representante de la dirección.
• Los registros y los documentos se denominan información documentada.
• El manual de calidad no es obligatorio.
• Cobra importancia los términos eficacia y riesgo.
• En relación al enfoque a procesos, incorpora el sistema de gestión de la calidad y sus procesos.
• Determina el conocimiento como recurso, e indica que se debe determinar el conocimiento necesario para poder lograr la conformidad de sus productos y servicios.
• Se introduce el concepto de gestión de cambio, detallando la necesidad de planificación y control de cambios.
• Control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente.

En el entendido de que el Sistema de Gestión de Calidad de la Secretaría de Educación y Cultura debe ser acogido como un todo, que permite principalmente la adopción del enfoque en procesos articulado en el ciclo P.H.V.A., además del pensamiento basado en riesgos orientado a las oportunidades y a prevenir los resultados no deseados.

Finalmente la S.E. una vez establecido e implementado el S.G.C. debe mantenerlo y mejorarlo continuamente de tal manera que brinde los productos o servicios a la comunidad educativa de una manera oportuna y de calidad, que satisfaga las necesidades de sus partes interesadas aplicado en el sector educativo.

Describir a nivel general el Sistema de Gestión de Calidad de la Secretaría de Educación y Cultura del Cauca y los componentes que lo integran para la administración eficiente y eficaz de la gestión administrativa de la entidad en el sector educativo.

A través del Sistema de Gestión de Calidad (SGC) están cubiertos los servicios de Gestión de Calidad del Servicio Educativo, Cobertura del Servicio Educativo, Servicio de Atención al Ciudadano (SAC), Gestión de Talento Humano Educativo, Gestión del Sistema de Información, Gestión Administrativa y la administración del Sistema de Gestión de Calidad del nivel central con impacto en los establecimientos educativos de la Secretaría de Educación y Cultura del Cauca.

Estos se interrelacionan con los demás Macro Procesos de la entidad como: Administrativa y Financiera, Cultura, Inspección y Vigilancia, Jurídica de Educación y Planeación Educativa.

En este contexto y enfocando el Sistema de Gestión de Calidad como “un todo”, la Alta Dirección (Despacho de Educación, Comité Directivo y Líderes de Dependencia) brinda y direcciona las orientaciones necesarias para el cumplimiento de los Objetivos Estratégicos y Misionales de la Secretaría de Educación y Cultura del Cauca, que permita el desarrollo y ejecución eficaz y eficiente de las funciones o actividades de los Macro Procesos, Procesos o Subprocesos de la entidad según la normatividad vigente, los lineamientos, Políticas del sector educativo y la mantenibilidad del Sistema de Gestión de la Calidad en beneficio de la satisfacción del cliente en el sector educativo.

La Secretaría de Educación y Cultura del Cauca, integra su gestión administrativa y los servicios que brinda a la comunidad educativa apoyado en el Sistema de Gestión de Calidad, los lineamientos de la normatividad del sector educativo y lo definido por el Ministerio de Educación Nacional para garantizar el derecho constitucional a la educación, cuya característica principal es la particularidad del sector, lo cual determina que sea considerado como especial en todo el ámbito de educación.

Además de lo anterior, el Sistema de Gestión de Calidad tiene en cuenta las normas como NTC ISO 9001:2015, NTC ISO 19011:201, NTC ISO 31000, además de la relación con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG) según Decreto 1499 de 2017, entre otros.

Es importante indicar que se está en proceso de transición de la norma NTC ISO 9001:2008 a la nueva versión de la NTC ISO 9001:2015.